Pregunta parcial - Rebecca Romero

Si yo tuviese una organización y se me encargara el diseño y manejo de las interfaces de comunicación primero que todo analizaría qué tipo de organización es, cuál es su plan de negocios, cuáles son sus objetivos con los diferentes públicos y de esta manera puedo lograr que las interfaces que se apliquen tengan una razón estratégica y apoyen el desarrollo y crecimiento de la organización en el tiempo.

Teniendo en cuenta que las organizaciones tienen tanto comunicación interna como externa. A nivel interno aplicaría herramientas que inicialmente apoyen la integración del personal y una óptima gestión del conocimiento, pues de una fuerza de trabajo motivada e informada que comparta el aprendizaje de forma permanente depende en gran medida el éxito de la organización y una mayor producción en el largo plazo.

Una posibilidad interesante está en el diseño e implementación de una interfaz como intranet ya que permite a los empleados agilizar procesos de información y comunicación, ahorrar costos de papelería, difundir con mayor rapidez y asertividad información a todo el personal, manejar orden en la agenda, un calendario de actividades, información de contactos y los más importante administrar carpetas de archivos compartidos a los cuales el personal dependiendo de su área tendrá acceso.

Por otro lado implementaría un programa de actividades de integración por medio de eventos pequeños dentro de las mismas instalaciones de la organización (en orden de reducir costos),. Este tipo de eventos pueden ser exposiciones artísticas, ferias donde los empleados expongan hobbies y aficiones, momentos de relajación guiadas por expertos, torneos deportivos, etc. donde los empleados puedan conocerse en un espacio diferente al laboral y pueda incrementarse de esta manera un sentido de pertenencia y deseo de permanencia en la organización. Lo anterior con el objetivo de reducir los altísimos costos que genera una retención deficiente de empleados.

A nivel externo si la organización aún no tiene un portal web, sería una de las prioridades iniciales diseñar uno. El diseño del sitio tendrá como base la estrategia de negocios de la organización y por supuesto sus diferentes públicos que, cabe anotar, no son sólo sus clientes sino también grupos que de una u otra forma tienen interés y se ven afectados por la organización, es el caso del gobierno, ong’s, entidades protectoras del medio ambiente (si es el caso), agremiaciones, etc. El objetivo de este sitio es mantener informado a estos públicos de las actividades que desarrolla la empresa. Dependiendo del tipo de organización puede ser un sitio sencillo y muy limpio que tenga información básica de la empresa pero debe actualizarse constantemente para que de esta forma el usuario encuentre información relevante de forma continua. De otro lado, si la organización tiene más recursos para invertir se puede diseñar un sitio más complejo y didáctico, pero teniendo en cuenta que el factor determinante para que esta interfaz tenga éxito es la actualización constante que se haga de ella.

Finalmente para mantener una relación permanente con los medios y en general la opinión publica y visibilizar la organización en otros medios que no sean digitales, me enfocaría en tener un comité competente que sea portavoz de la organización en el área de relaciones publicas, que se encargue de convocar a los medios de comunicación a todos los eventos, convenciones, ferias, lanzamientos, etc que realice la organización. En estos eventos la función principal de este comité será comunicar a los medios qué está pasando con la organización, cuáles han sido sus avances no sólo a nivel de negocio sino en términos de responsabilidad social y cuáles son los proyectos para el futuro y lo más importante en qué está contribuyendo su actividad al desarrollo del país y de la sociedad donde esta empresa tiene operaciones.