Si tuviera una organización en la actualidad ¿Qué herramientas funcionales tendría su interfaz de comunicación interna y extera?

En el interior de las organizaciones se llevan a cabo procesos comunicativos mediante los cuales se construyen mensajes. Dentro del ámbito organizacional, estos mensajes constituyen uno de los elementos indispensables tanto para mantener la reputación adquirida dentro del mercado, o lograr la deseada. En este sentido, la comunicación es aquella que marca la pauta y rige los parámetros del discurso que se desea proyectar sobre la imagen corporativa tanto a los públicos internos como a los públicos externos, a quienes se busca satisfacer mediante la actividad de la empresa y la percepción que los clientes tienen de ella. Por esta razón, es indispensable que las acciones de comunicación interna y externa sean desarrolladas con coherencia y utilizando siempre un mismo lenguaje, de tal forma que el discurso que se transmite al interior de la organización sea replicado por los trabajadores hacia el exterior.

Desde esta perspectiva, la interfaz de comunicación interna de mi organización estaría compuesta por una plataforma de intranet, un weblog, miniclips institucionales y un evento mensual de integración de los empleados de la empresa.

En primer lugar, considero que intranet es una herramienta indispensable no sólo en la centralización de procesos sino como una herramienta de comunicación efectiva entre los empleados y la organización, ya que permite el acceso fácil e inmediato a la información publicada y la actualización de la misma se convierte en un proceso útil y sencillo. Es imprescindible la implementación de esta herramienta porque constituye un canal efectivo en la relación del empleado y la organización: agendas, calendarios, cuentas de cobro, información sobre departamentos, enlaces multidireccionales que permiten el contacto y la interacción entre todos los empleados de la empresa, son entre otros, muchos de los beneficios que una intranet ofrece para fortalecer los canales de comunicación a nivel interno.

Así mismo, considero muy importante la creación de weblogs, que pueden ser “anclados” a la intranet, con el objetivo de invitar e incentivar al público interno para que participe y deje sus impresiones, ideas o reflexiones en cuanto a su labor profesional o los productos en los que trabaja la empresa. Esta herramienta no requiere conocimientos especializados en el manejo de la red (por lo cual todos pueden participar en ella y quienes no estén capacitados recibirán la instrucción pertinente para hacerlo) y permite que los trabajadores respondan, discutan o aporten comentarios sobre la actividad organizacional, lo cual constituye información muy valiosa para la empresa, ya que el feedback del mensaje es fundamental, pues determina el ciclo de efectividad de todo el proceso comunicativo, en otras palabras, permite conocer el grado de satisfacción y adaptabilidad del usuario hacia la estructura y el manejo de las herramientas comunicativas por parte de la empresa. En este sentido, la intranet permite una óptima emisión de mensajes pero el sentido unidireccional de la comunicación, es totalmente controlado por quien actualiza la información, mientras que con el establecimiento de un espacio donde se registran las opiniones de los empleados, se genera un canal realmente comunicativo que implica la interpretación del mensaje por parte del receptor, que en este caso serían los empleados.

Los miniclips institucionales se manejarían de forma similar a un video institucional, con la diferencia de presentar un contenido más breve y concreto sobre la percepción que los empleados tienen de la organización (permitiría medir entre otros factores satisfacción laboral, relaciones interpersonales, niveles de motivación, etc.), los cuales se realizarían durante todo el año y serían publicados en la intranet con actualizaciones periódicas de acuerdo al material recogido por departamentos. Finalmente, con el evento mensual de integración, se trabajaría por el mantenimiento del “contacto humano” dentro de la organización, con el fin de contrarrestar en cierta forma el paradigma de la digitalización de las relaciones interpersonales y preservar un ambiente laboral “familiar” donde la relación organización/trabajadores sea flexible y confortable.

Por su parte, la interfaz externa de la organización estaría compuesta por una página web, un “club” de fidelización y eventos institucionales.

El proyecto interactivo sería una mezcla que incluiría información sobre la empresa y su actividad (productos o servicios), los cuales serían presentados de forma interactiva a través de banners publicitarios y se incluirían links sobre información institucional, compras, contacto y encuestas, con el fin de poner a disposición del usuario toda la información necesaria con respecto a la organización e igualmente conocer el nivel de satisfacción de los usuarios con respecto a la percepción de la empresa. El sitio contaría a demás con herramientas adicionales como enlaces a pàginas relacionadas con la actividad de la empresa, miniblogs, juegos, concursos online y video clips interactivos, que permitan que la navegación del usuario sea agradable, fácil, rápida y que constituya un elemento indispensable en la recordación de marca.

Por otro lado, el club de fidelización tendría como objetivo generar sentido de identificación en el cliente externo hacia la organización y establecer canales de contacto informales que permitan establecer relaciones cálidas con la organización. Se llevaría a cabo mediante la creación de una tarjeta que los acredite como “clientes especiales”, la cual sea fácil de portar (estilo credencial) y les otorgue beneficios de descuento al realizar cualquier tipo de compra que involucre productos o servicios de la organización. Esta herramienta se complementaría con eventos donde se invite a los clientes a participar en actividades relacionadas con lanzamientos, reuniones y exhibiciones, con el fin de mantener el diálogo y fomentar relaciones de integración y servicio personalizado entre los empleados y el cliente externo.